Vie professionnelle ou vie personnelle ...?
En tant que chef d'entreprise et dirigeant, il est facile d'avoir l'impression que vos journées sont rythmées par les besoins des autres.
Vos clients attendent de vous des solutions perspicaces et innovantes. Vos collaborateurs comptent sur vous pour leur donner une vision et une orientation. Et votre vie personnelle peut également vous demander de l'attention - avec vos enfants, votre famille, vos amis et vos passe-temps qui vous demandent tous du temps et de l'énergie.
Ce qui nous amène à notre problème : lorsque vous tentez de faire tourner toutes ces assiettes en même temps, vous vous apercevez rapidement qu'il est pratiquement impossible de n'en faire tomber aucune. Car dès que vous commencez à vous concentrer sur ce qu'il faut faire dans un certain domaine, une alerte d'urgence se met à sonner dans un autre domaine, ou bien votre attention est attirée par la dernière notification reçue sur votre smartphone... et vous finissez par manquer vos objectifs dans un ou plusieurs domaines pourtant prioritaires pour vous.
Notre approche de la Maîtrise du Temps
Ce dont vous avez besoin, c'est d'un ensemble de stratégies pour non pas gérer votre temps (on ne gère pas le temps, il s'écoule chaque jour à la même vitesse pour tout le monde), mais gérer vos priorités en hiérarchisant vos tâches de manière efficace. Cela vous aidera non seulement à atteindre vos objectifs et à assumer vos responsabilités, mais aussi à réduire le stress et à vous sentir maître de vos journées.
Car l'équilibre est la récompense de ceux qui maîtrisent l'art de la productivité - et en tant que chef d'entreprise, vous avez besoin d'être un exemple en la matière !
Avant d'aborder les sept astuces de productivité qui vous permettront de tirer le meilleur parti de votre entreprise, il convient d'élaborer une définition de ce qu'est la productivité.
Bien que de nombreuses personnes considèrent que la productivité consiste à faire plus avec moins, il est dangereux d'aborder cette idée uniquement sous l'angle de l'augmentation de la performance. Une récente étude mondiale menée par Gallup a révélé que 43 % des employés déclarent ressentir un certain degré d'épuisement professionnel.
Il n'y a aucune raison de rechercher une meilleure performance au détriment de l'épuisement, alors poursuivons une définition plus holistique qui inclut l'épanouissement et le bien-être. C'est là qu'intervient le concept d'équilibre.
Atteindre l'équilibre signifie trouver une saine harmonie entre le travail et la vie, la productivité et le repos, l'accomplissement et la satisfaction. Il s'agit de gérer intentionnellement son temps et son énergie pour s'assurer que tous les domaines de sa vie reçoivent l'attention qu'ils méritent.
Lorsque vous avez trouvé l'équilibre, vous vous sentez alors maître de la situation, épanoui et plein d'énergie. Vous êtes en mesure de vous attaquer efficacement à vos tâches parce que vous avez d'abord pris soin de vous. Ce sentiment de contrôle sur votre vie vous permet de mieux vous concentrer et d'être plus productif.
Mais comment parvenir à cette sensation subtile qu'est l'équilibre ? C'est là qu'interviennent ces sept astuces de productivité. En intégrant ces stratégies à votre routine quotidienne, vous pouvez trouver l'équilibre et stimuler votre productivité globale.
Commencez chaque matin par définir clairement vos intentions pour la journée. Cette pratique, souvent négligée, peut considérablement améliorer votre concentration et votre motivation, en donnant un ton positif aux heures qui vont suivre.
En prenant quelques instants pour aligner vos activités quotidiennes sur vos objectifs généraux, vous ne vous contentez pas de réagir à ce qui se présente à vous, mais vous préparez votre journée de manière proactive pour qu'elle soit couronnée de succès. Cette approche intentionnelle peut vous aider à établir des priorités de manière efficace, à réduire la fatigue liée aux décisions et à maintenir un sentiment de progrès, même lors des journées les plus chargées.
Notez vos trois principales priorités pour la journée, en veillant à ce qu'elles correspondent à vos objectifs à long terme.
De manière pratique, créez une « heure sacrée » dès le matin, en consacrant ce temps à votre tâche la plus importante.
Et pour vous mettre dans les meilleures dispositions, pratiquez un bref exercice de pleine conscience ou de méditation pour vous recentrer et clarifier vos pensées, exprimez votre gratitude pour trois choses précises afin de favoriser un état d'esprit positif et d'accroître votre motivation.
Conseil de pro : Tenez un journal près de votre lit. Avant de vous coucher, notez vos priorités pour le lendemain. Cela vous permet non seulement de vous préparer à une matinée bien remplie, mais aussi d'aider votre subconscient à trouver des solutions pendant que vous dormez.
Le blocage du temps est une technique puissante qui peut transformer la façon dont vous gérez votre journée, que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle.
En attribuant des plages horaires spécifiques à différentes tâches ou activités, vous créez une structure qui vous aide à lutter contre la procrastination, à réduire les changements de contexte et à accroître votre concentration. Cette méthode vous permet d'allouer votre énergie plus efficacement, en veillant à ce que les tâches prioritaires reçoivent l'attention qu'elles méritent, tout en réservant du temps aux activités personnelles.
Divisez votre journée en blocs spécifiques pour différentes tâches ou activités, mais soyez réaliste quant au temps nécessaire à chaque tâche.
Conseil de pro : Utilisez la méthode du « fromage suisse » pour les tâches importantes et intimidantes. Au lieu de bloquer une grande partie du temps, créez plusieurs blocs de temps plus petits tout au long de la semaine. Cette approche rend les grands projets moins accablants et vous permet de faire des progrès réguliers.
La règle des deux minutes, popularisée par l'expert en productivité David Allen, stipule que si une tâche prend moins de deux minutes, il faut la faire immédiatement.
Ce principe simple mais puissant permet de réduire considérablement l'encombrement mental des petites tâches inachevées qui s'accumulent souvent et deviennent envahissantes. En vous attaquant immédiatement à ces tâches rapides, vous conservez votre élan, réduisez la procrastination et créez un sentiment d'accomplissement qui peut alimenter votre productivité tout au long de la journée.
Les variantes de cette règle sont nombreuses :
Conseil de pro : Créez un « pot de deux minutes » dans votre bureau. Chaque fois que vous ou un membre de l'équipe accomplissez une tâche en deux minutes, ajoutez un petit jeton dans le bocal. Lorsqu'il est plein, récompensez l'équipe. Cela permet de mettre du fun dans le processus et d'encourager tout le monde à s'attaquer rapidement aux petites tâches.
L'empilement des habitudes, un concept introduit par James Clear dans son livre « Un rien peut tout changer », consiste à lier une nouvelle habitude à une habitude existante. Cette technique tire parti des réseaux neuronaux déjà établis par vos habitudes actuelles, ce qui facilite l'adoption de nouveaux comportements productifs.
En reliant stratégiquement de nouvelles actions à vos routines existantes, vous pouvez incorporer des habitudes productives dans votre journée sans dépendre uniquement de la volonté ou de la motivation.
Conseil de pro : Créez une « pile d'habitudes » pour faire la transition entre le travail et le temps personnel. Par exemple : « Après avoir éteint mon ordinateur, je prendrai trois grandes respirations, je me changerai pour porter des vêtements confortables et je passerai dix minutes à jouer avec mes enfants ». Cela permet d'établir une limite claire et d'avoir une vue d'ensemble de la situation.
Avez-vous déjà entendu l'expression « la mort par réunion » ? Les réunions, bien que souvent nécessaires, peuvent faire perdre beaucoup de temps si elles ne sont pas gérées correctement. La clé est de savoir ce qui nécessite une réunion, quand organiser ces réunions et comment les mener efficacement.
Des réunions efficaces permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de renforcer le moral de l'équipe, d'améliorer la prise de décision et de veiller à ce que le temps de chacun soit respecté et bien utilisé.
Conseil de pro : Essayez la messagerie vidéo plutôt que les réunions pour les sujets plus courts. Des produits tels que Loom ou d'autres logiciels d'enregistrement d'écran vous permettent de capturer et de partager rapidement des mises à jour sans avoir à planifier une réunion.
Les bons outils peuvent considérablement stimuler votre productivité, tant dans votre vie personnelle que dans le cadre de votre activité professionnelle.
Toutefois, il ne s'agit pas d'adopter toutes les nouvelles technologies qui se présentent, mais de sélectionner et d'intégrer avec soin les outils qui correspondent à vos besoins spécifiques et qui améliorent votre flux de travail. Après tout, la dernière chose dont vous avez besoin, c'est d'un autre outil ou logiciel qui promet d'accroître votre productivité, mais qui vous distrait par sa complexité et ses fonctionnalités.
Lorsque vous envisagez d'adopter une nouvelle technologie ou un nouvel outil, posez-vous les questions suivantes :
Quel problème cela résout il ?
En ai-je réellement besoin ?
Cela me fera-t-il gagner du temps et des efforts, ou ajoutera-t-il des étapes supplémentaires à ma routine quotidienne ?
Conseil de pro : Planifiez un « audit technologique » trimestriel pour votre entreprise. Passez en revue tous les outils et logiciels utilisés par votre équipe, évaluez leur efficacité et identifiez les redondances ou les lacunes. Cela permet de s'assurer que votre pile technologique reste légère, efficace et alignée sur l'évolution des besoins de votre entreprise.
La productivité n'est pas seulement une question de gestion du temps, c'est aussi une question de gestion de l'énergie. Votre niveau d'énergie influe considérablement sur votre capacité à vous concentrer, à prendre des décisions et à donner le meilleur de vous-même.
En mettant en œuvre des techniques de gestion stratégique de l'énergie, vous pouvez maintenir des niveaux de productivité élevés tout au long de la journée, réduire l'épuisement professionnel et améliorer votre bien-être général. Cette approche reconnaît que les êtres humains ne sont pas des machines et qu'une productivité durable passe par le respect de nos rythmes et besoins naturels.
Quelques exemples :
Conseil de pro : Créez un « carnet d'énergie » pendant une semaine. Notez vos niveaux d'énergie tout au long de la journée et les activités ou facteurs qui semblent les influencer. Utilisez ces informations pour restructurer votre journée, en programmant les tâches à forte concentration pendant les périodes où votre énergie est la plus élevée et les tâches plus routinières pendant les périodes où votre énergie est la plus faible.
En conclusion, saisissez-vous d'1, 2, et pourquoi pas 7 de ces astuces de productivité dès aujourd'hui.
Ne laissez pas l'épuisement et l'accablement vous empêcher de réaliser votre plein potentiel.